Politique de confidentialité

01 Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, une personne est responsable de la protection de vos renseignements personnels au sein d'IA Dimension. Vous pouvez la joindre pour toute question, demande d'accès ou plainte :

02 Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins décrites ci-dessous. Nous ne demandons jamais plus que le strict nécessaire.

Nous ne recueillons aucun renseignement personnel sensible (santé, données financières détaillées, etc.) sans votre consentement explicite et une raison légitime.

03 Pourquoi nous les utilisons, et votre consentement

Nous utilisons vos renseignements pour les finalités suivantes seulement :

• Préparer et vous remettre votre diagnostic : comprendre les tâches que vous nous décrivez, vous dire ce qui s'automatise en premier, et faire le suivi de la demande.
• Répondre à vos demandes et assurer le suivi de nos échanges.
• Fournir nos services si vous devenez client (sites web, automatisation).
• Conserver la preuve de votre consentement, comme la loi nous y oblige (date, heure et adresse IP du moment où vous avez coché la case).
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre site.

Votre demande de diagnostic repose sur votre consentement, donné librement en cochant la case prévue à cet effet. Vous pouvez le retirer en tout temps en nous écrivant. Nous ne vendons ni ne louons jamais vos renseignements, et nous ne les utilisons pas à d'autres fins que celles annoncées. Nous n'avons pas d'infolettre : nous ne vous enverrons pas de courriels de masse.

Rien ne vous oblige à remplir le formulaire. Vous pouvez nous joindre directement par courriel sans fournir de renseignements au-delà du strict nécessaire ; la seule conséquence d'un refus est que nous ne pourrons pas préparer votre diagnostic ni vous répondre. Nous n'effectuons aucun profilage ni aucune décision automatisée à votre sujet.

04 Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos renseignements uniquement le temps nécessaire à la réalisation des finalités ci-dessus :

• Demandes de diagnostic : jusqu'à 24 mois après notre dernier contact avec vous, ou plus tôt si vous nous demandez de les supprimer. Cela inclut la preuve de consentement conservée avec la demande.
• Renseignements clients : pendant la durée du mandat, puis le temps requis par nos obligations légales et fiscales.
• Journaux techniques : une période limitée à des fins de sécurité.

Au terme de ces périodes, vos renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

05 Où sont hébergées vos données et transferts hors Québec

Le Site et ses données sont hébergés sur l'infrastructure infonuagique de Cloudflare, Inc., dont le réseau de serveurs est mondial. Notre base de données d'inscriptions est hébergée en Amérique du Nord (États-Unis). L'envoi de nos courriels est assuré par Resend, Inc., également établie aux États-Unis. La réception et la gestion de nos boîtes de courriel professionnelles sont assurées par Google LLC (Google Workspace), dont les serveurs sont situés aux États-Unis ; lorsque vous nous écrivez, votre message y est déposé et conservé.

Lorsqu'un renseignement est communiqué à l'extérieur du Québec (par exemple à un fournisseur infonuagique ou à un service d'intelligence artificielle situé aux États-Unis), nous procédons au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et nous nous assurons que le renseignement bénéficie d'une protection adéquate, comme l'exige la Loi 25.

06 Partage avec des tiers (sous-traitants)

Nous ne partageons vos renseignements qu'avec des fournisseurs qui nous aident à exploiter nos services, et seulement dans la mesure nécessaire. Chacun est lié par une entente de protection des renseignements. Ces fournisseurs peuvent inclure :

• Un service d'envoi de courriels, qui nous transmet les demandes de diagnostic et gère notre liste d'envoi.
• Notre fournisseur d'hébergement web.
• Un service de messagerie professionnelle, pour la réception et la gestion des courriels que vous nous adressez.
• Des fournisseurs d'intelligence artificielle, pour les fonctions d'automatisation (le cas échéant), avec entente de traitement des données et sans utilisation de vos données pour l'entraînement de leurs modèles.

Nous pouvons aussi divulguer un renseignement si la loi l'exige. Nous ne vendons jamais vos renseignements.

07 Témoins de connexion (cookies)

Ce site n'utilise aucun témoin de suivi ni outil d'analyse publicitaire. Aucun consentement aux témoins n'est donc requis pour le consulter.

Si nous ajoutons un jour des témoins non essentiels (par exemple des statistiques de fréquentation), nous mettrons à jour cette politique et nous obtiendrons votre consentement avant de les déposer, avec une option de refus aussi simple que l'acceptation.

08 Comment nous protégeons vos renseignements

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol et l'accès non autorisé :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS).
• Accès limité aux deux associés d'IA Dimension, les seules personnes qui en ont besoin, protégé par une authentification à deux facteurs.
• Un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information (CAI).

09 Vos droits

La Loi 25 vous confère plusieurs droits sur vos renseignements personnels. Vous pouvez :

• Accéder aux renseignements que nous détenons à votre sujet.
• Faire rectifier un renseignement inexact ou incomplet.
• Retirer votre consentement et demander la suppression de vos renseignements.
• Obtenir la portabilité de vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré.
• Porter plainte auprès de la CAI si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Pour exercer un droit, écrivez au responsable à confidentialite@iadimension.ca. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec la Commission d'accès à l'information du Québec.

10 Notre gouvernance des renseignements personnels

Comme l'exige la Loi 25 (article 3.2), IA Dimension s'est dotée d'une politique de gouvernance des renseignements personnels qui encadre nos pratiques tout au long du cycle de vie des renseignements, de leur collecte jusqu'à leur destruction. En voici les points essentiels :

Rôles et responsabilités

Une personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir la section 01) approuve nos pratiques, traite les demandes et les plaintes, et tient nos registres. Seuls les deux associés d'IA Dimension ont accès à vos renseignements, dans la mesure strictement nécessaire.

Conservation et destruction

Nous conservons chaque renseignement uniquement le temps nécessaire aux fins prévues (voir la section 04), puis nous le détruisons de façon sécuritaire ou l'anonymisons. Les règles détaillées de conservation et de destruction font partie de notre politique de gouvernance.

Traitement des plaintes

Toute plainte relative à la protection de vos renseignements peut être adressée au responsable à confidentialite@iadimension.ca. Nous en accusons réception, l'examinons et répondons par écrit dans un délai maximal de 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information.

Notre politique de gouvernance complète est un document interne, approuvé par le responsable de la protection des renseignements personnels et révisé au moins une fois par année.

11 Modifications à cette politique

Nous pouvons mettre cette politique à jour pour refléter des changements à nos pratiques ou à la loi. La date de mise à jour en haut de la page indique la version en vigueur. En cas de changement important, nous ferons un effort raisonnable pour vous en informer.